Toàn Quốc Hướng dẫn quy trình lưu trữ hồ sơ đào tạo giáo dục

tuantu9

Thành viên mới
Tham gia
4/10/19
Bài viết
1
Điểm
0
Nơi ở
Hà Nội
Điện thoại
0904946292
Lưu trữ Hồ sơ đào tạo giáo dục là một công việc rất quan trọng. Các hồ sơ tài liệu trong lĩnh vực này thường chứa các nội dung mang tính định hướng, hay thể hiện quy trình cũng như kết quả đào tạo. Chính vì như vậy, cách lưu trữ hồ sơ đào buộc phải tuân theo một số tiêu chuẩn và quy định nhằm đảm bảo tính thống nhất, an toàn cũng như bảo mật của hồ sơ.

Tại nước ta, hồ sơ đào tạo rất đa dạng bởi có nhiều cấp bậc cũng như loại hình. Trong bài viết này dưới đây, căn cứ vào Thông tư 27/2016/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục – Đào tạo và các kinh nghiệm lưu trữ hồ sơ nhiều năm qua, KHOCHIASE.vn sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về quy trình lưu trữ hồ sơ đào tạo và các bí quyết lưu trữ tốt quả, chuyên nghiệp nhất!


1. Quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ đào tạo
Trong chương trình đào tạo – giáo dục của Việt Nam, mỗi cấp bậc – loại hình đào tạo sẽ có các loại hồ sơ khác nhau. Số lượng lưu trữ hàng năm là vô cùng khổng lồ. Quy định về lưu trữ hồ sơ đào tạo bao nhiêu năm cũng không giống nhau giữa các cấp.
Vậy nên, hồ sơ đào tạo phải lưu trữ bao nhiêu năm và lưu như thế nào, là câu hỏi của nhiều bạn.

Theo như quy định cuả pháp luật, có các thời hạn cơ bản như sau:
  • Lưu vĩnh viễn: Cho tới khi hồ sơ tài liệu tư bị hủy hoại một cách tự nhiên
  • Lưu có thời hạn: Có thể 1 năm, 2 năm, 10 năm hay vài chục năm. Tùy quy định của của pháp luật và mong muốn của từng đơn vị cụ thể.
  • Ngoài ra còn các thời hạn như: Lưu theo hiệu lực pháp lý của văn bản, trả về cho học sinh, sinh viên, lưu theo khóa học,…
Dưới đây là thời gian lưu trữ hồ sơ đào tạo đối với một số loại tài liệu hồ sơ phổ biến bạn có thể tham khảo:

  • Tập văn bản (hồ sơ nguyên tắc) quy định, hướng dẫn gửi chung đến các đơn vị cơ quan về công tác giáo dục và đào tạo: Đến khi văn bản hết hiệu lực thì thôi.
  • Số liệu thống kê về tình hình – kết quả giáo dục hàng năm: lưu trữ Vĩnh viễn
  • Hồ sơ thành lập hay cho phép thành lập, cho phép hoặc đình chỉ hoạt động giáo dục, sáp nhập, chia tách, giải thể ,đổi tên trường mầm non, trường mẫu giáo, nhà trẻ, cơ sở giáo dục phổ thông, trung tâm giáo dục thường xuyên, trung cấp sư phạm, cao đẳng sư phạm, cơ sở giáo dục đại học,…: lưu trữ vĩnh viễn
  • Hồ sơ công nhận đạt chuẩn quốc gia đối với trường mầm non, trường phổ thông, cao đẳng sư phạm, đại học: thời hạn lưu trữ là 20 năm
  • Hồ sơ biên soạn, thẩm định, phê duyệt các tài liệu bồi dưỡng, hướng dẫn giảng dạy thuộc giáo dục mầm non: lưu trữ là 20 năm
  • Các hồ sơ xây dựng, thẩm định, ban hành chương trình giáo dục phổ thông: lưu trữ là vĩnh viễn
  • Những sổ đăng bộ các cấp tiểu học, THCS, THPT, trung tâm giáo dục thường xuyên: lưu trữ vĩnh viễn
  • Quy định về lưu trữ hồ sơ học sinh tiểu học, THCS đối với Hồ sơ tuyển sinh phải lưu đến khi: Hết khóa học tại trường.
  • Hồ sơ tuyển sinh THPT: Hồ sơ chỉ tiêu (Vĩnh viễn), danh sách trúng tuyển (vĩnh viễn), Bài thi (2 năm),…
  • Danh sách thí sinh đoạt giải học sinh giỏi: lưu trữ vĩnh viễn
  • Danh sách tham gia đội tuyển Olympic khu vực và quốc tế: lưu trữ vĩnh viễn
Bảng ghi tên và kết quả thi nghề phổ thông: 10 năm
  • Hồ sơ biên soạn hay lựa chọn, thẩm định, phê duyệt giáo trình dùng làm tài liệu giảng dạy, học tập trong các cơ sở giáo dục đại học: lưu trữ là vĩnh viễn
  • Những hồ sơ cho phép đào tạo liên thông lên trình độ đại học, đào tạo từ xa, văn bằng 2: lưu trữu vĩnh viễn
  • Quyết định trúng tuyển, danh sách trúng tuyển; Điểm chuẩn tuyển sinh Đại học: thời gian lưu trữ là vĩnh viễn
  • Bảng điểm tổng hợp kết quả học tập theo học kỳ, năm học, khóa học đại học: lưu trữ là vĩnh viễn
  • Quyết định công nhận tốt nghiệp và cấp bằng đại học; Danh sách tốt nghiệp: lưu trữ là vĩnh viễn
  • Quyết định công nhận tốt nghiệp và cấp bằng thạc sĩ, tiến sĩ; Danh sách tốt nghiệp: lưu trữ là vĩnh viễn
  • Hồ sơ đánh giá luận văn thạc sĩ: lưu trữ là 30 năm
  • Hồ sơ đánh giá luận án tiến sĩ: lưu trữ là vĩnh viễn
Thực tế, cho thấy trong thông tư của bộ Giáo dục và đào tạo, có đến hơn 270 mục cơ bản nêu cụ thể từng loại hồ sơ với thời hạn cụ thể. Bạn có thể tham khảo chi tiết thời hạn bảo quản hồ sơ đào tạo giáo dục tại thông thư 27/2016/TT-BGDĐT

2. Quy trình lưu trữ hồ sơ đào tạo

Như bạn đã thấy, số lượng hồ sơ đào tạo là vô cùng khổng lồ, và thời hạn lưu trữ thường kéo dài từ vài chục năm cho đến mãi mãi. Vì vậy đòi hỏi phải có quy trình lưu trữ hồ sơ đào tạo thật chặt chẽ. Cũng còn tùy thuộc cơ sở phân cấp trách nhiệm cũng như quy trình lưu trữ hồ sơ giáo dục đào tạo sẽ có sự khác nhau. Bạn có thể tham khảo các lời khuyên dưới đây của KHOCHIASE.vn
  • Bộ phận chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ đào tạo sẽ tiến hành thu nhận các loại hồ sơ. Cần phân loại rõ ràng và sắp xếp ngay ngắn vào các khu vực đã định trước.
  • Các tài liệu hồ sơ đào tạo phải đảm bảo đã giải quyết xong trước khi đưa vào kho lưu trữ. Đánh số và ghi chú, mục lục rõ ràng, rành mạch.
  • Với một số kinh nghiệm bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học cho thấy, Quy trình lưu trữ hồ sơ đào tạo nên lưu theo từng năm, từng khóa học để thuận tiện cho việc trích lục hồ sơ về sau này.
  • Để đảm bảo công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học một cách an toàn nhất, kho lưu trữ hồ sơ giáo dục đào tạo cần cao ráo, thoáng khí, có biện pháp phòng tránh mối mọt, côn trùng và hỏa hoạn.
  • Biên bản về quyết định nộp hay tiêu hủy hồ sơ phải làm thành 2 bản. Một bản lưu tạo đơn vị nộp, 1 bản đưa cho nơi lưu trữ.
  • Việc tiêu hủy hồ sơ đào tạo giáo dục sau khi hết thời hạn lưu trữ sẽ do người đứng đầu cơ quan giáo dục quyết định về hình thức và thời gian.
  • Trường hợp nếu trường có kho lưu trữ riêng, thì việc hủy hồ sơ đào tạo phải được lập thành biên bản. -Quá trình hủy phải có người chứng kiến đại diện cho Hội đồng trường và đại diện kho. Giả dụ nếu trường thuê dịch vụ lưu trữ và tiêu hủy bên ngoài, cần có tối thiểu 1 người của trường chứng kiến việc tiêu hủy.
Mình hy vọng rằng bài viết trên sẽ giúp ích được cho các bạn ít nhiều. Chúc các bạn thành công !

Mọi thông tin liên hệ KHOCHIASE
Văn phòng: Số 67 Mạc THị Bưởi, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Kho: Số 8 khu vực Đền Lừ, Hoàng Văn Thụ, Hoàng Mai, HN
Điện thoại: (024) 3260.6868 - (024) 3636 0326
Hotline: 090 494 6292